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首页 >>> 专题三版
申请公开信息不存在如何处理
——以某乙申请行政复议某市建委信息公开告知书案为例
 
  来源:中国建设报     2017-09-29
 
 

【基本案情】

申请人:某乙

被申请人:某市建委

申请人向被申请人申请公开被申请人保存的某地块安置房项目房屋拆迁许可证复制件,被申请人告知申请人“依据《政府信息公开条例》第二十一条第(三)项 作出以下告知:经审查,您要求获取的信息因本机关未制作,该信息不存在。”申请人不服,提出行政复议申请。

被申请人认为,收到申请人的信息公开申请后,经被申请人经办人员至其档案管理中心查询,未发现申请人申请公开的政府信息。根据《政府信息公开条例》第二十一条第(三)项,被申请人作出告知书,符合《政府信息公开条例》第二十四条第二款的规定。

行政复议机关认为,被申请人作出的告知书认定事实清楚、证据确凿、适用依据正确、程序合法、内容适当,决定予以维持。

【焦点问题评析】

申请人申请公开的信息不存在,行政机关如何处理?

信息不存在主要有两种情形:(1)本机关未制作、未获取、未保存该信息;(2)因办理时间久远、办理单位更替、档案搬移等原因导致档案遗失。

无论在哪种情形下,行政机关告知申请人申请公开的信息不存在,前提都应是行政机关尽到了查找的勤勉义务。这是对行政机关履行法定职责的基本要求,也是行政机关在无法对其“未制作、未获取”进行合理说明时的有力补充。《最高人民法院关于审理政府信息公开行政案件若干问题的规定》第五条第一款规定,被告拒绝向原告提供政府信息的,应当对拒绝的根据以及履行法定告知和说明理由义务的情况举证。故,行政机关对其履责过程中可能制作或者获取的信息,以信息不存在为由不予公开的,应对相关检索、查询过程举证。在行政复议案件中,行政机关提供查询单等有关证据可以更有力证明其行政行为的合法性。

关于信息不存在是否需要说明理由,一些地方政府规章规定不完全一致。一类是“申请公开的政府信息所涉事项属于本机关公开范围,但本机关未制作、未获取或者未以一定形式记录、保存的,应当告知申请人申请的信息不存在并说明理由”;另一类是“申请公开的政府信息属于本机关职责权限范围,但本机关未制作或者获取的,应当告知申请人该政府信息不存在”。不同的规章规定导致行政机关的答复方式也不尽相同。实践中常见的答复是仅告知申请人“该信息不存在”,而对不存在的理由避而不谈。政府信息公开的目的是保障公民知情权,相比只给出简单结论的做法,如果对行政行为给出具体、清晰、充分的理由,则可以帮助申请人知晓行政行为的来龙去脉,增强其对行政行为的可接受性。

综上,建议行政机关在作出信息不存在的答复时,一方面需尽到全面查找义务并保存相关证据;另一方面在告知申请人不存在的同时适当说明理由。

【办案体会】

行政机关告知申请人信息不存在的同时说明理由,会更有利于申请人理解行政行为。另,行政机关尽到查找义务的相关证据,在行政复议和行政诉讼中可以作为其行政行为合法性的有力支撑。

【相关诉讼参考案例】

在某诉讼案件中,某丙申请公开某拆迁许可证的相关信息,行政机关告知该信息不存在。一审法院认为,根据当时适用的法律法规,被告作为法定的建设用地申请的审查机关,提交的证据不足以证明其未制作、获取或者保存相关用地手续,故被诉告知书认定事实不清。二审法院认为,行政机关认为申请公开的政府信息不存在的,应举证说明,行政机关在一审中提交的证据不足以证明其未制作、获取或者保存相关用地手续,亦未提交证据证明其已经就原告申请的信息尽到查找义务,故被诉告知书缺乏事实和法律依据。

住房城乡建设部法规司供稿